Campaigns/Foundation Product Team/Registration/es

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Esta página en pocas palabras: El equipo de Campañas ha creado una herramienta de registro de eventos en la wiki como parte de la extensión CampaignEvents. Puede consultar la guía del usuario para obtener más información sobre cómo utilizar la herramienta.

Hay muchas campañas en el movimiento Wikimedia, como Wiki Loves Monuments, WikiGap, #1Bib1Ref, y más. Sin embargo, no existe un sistema robusto de registro en la wiki para los eventos de campaña. Por esta razón, el equipo Campañas tiene como objetivo crear una manera fácil de unirse a las campañas de Wikimedia.

Te invitamos a leer nuestro análisis a continuación y a compartir tu opinión en la página de discusión'. Tus comentarios tendrán un impacto directo en la dirección de nuestro proyecto. Gracias de antemano.

Visión del proyecto

Con esta nueva función, las y los organizadores de campañas ahorrarán tiempo, ya que no tendrán que desarrollar soluciones de registro alternativas. Además, podrán recopilar mejores datos sobre las y los participantes en la campaña y sus necesidades, respetando al mismo tiempo la privacidad de ellas y ellos. Además, las personas participantes podrán unirse a las campañas con el mínimo esfuerzo, y su primer punto de contacto en la campaña será divertido e inspirador.

Tenemos grandes planes para este registro. En primer lugar, esperamos integrar la función de registro con las herramientas de seguimiento existentes, como Panel de programas y eventos y Métricas de eventos. Esto significa que, una vez que las personas participantes se hayan registrado, sus nombres de usuario y usuaria se enviarán automáticamente a la herramienta de seguimiento especificada por el organizador.

En segundo lugar, esperamos que una solución de registro en la wiki fomente un mayor sentido de comunidad. Ahora mismo, muchos participantes en la campaña no saben quién más se ha registrado, especialmente si lo hacen a través de plataformas de terceros. Con una nueva solución de registro, las personas participantes podrán ver quién se ha unido a la campaña y quién comparte intereses o motivaciones con ellas y ellos.

En tercer lugar, prevemos que el sistema de registro forme parte de una plataforma de eventos más amplia en el futuro. Esta plataforma podría incluir características adicionales para personas organizadoras y participantes, como una herramienta de creación de eventos y un calendario global de eventos Wikimedia. Una vez que hayamos construido el registro, se utilizará esta herramienta como un bloque de construcción para proyectos posteriores y nuevas características de la plataforma.

Por último, queremos que este proyecto sea un esfuerzo profundamente colaborativo. Para prepararlo, hemos consultado a unas 50 personas organizadoras de campañas. Queremos expresar nuestro más sincero agradecimiento a estas personas, que nos han permitido comprender mejor su experiencia y sus mayores retos. Ahora invitamos a todas las personas organizadoras de campañas a compartir sus comentarios en la página de discusión del proyecto.

Por qué queremos mejorar el registro

Creemos que el registro es una buena opción de proyecto para el equipo por las razones que se exponen a continuación.

Actualmente no existe un sistema estandarizado en la wiki. El movimiento Wikimedia necesita un sistema de registro sólido diseñado para sus necesidades.
Las actuales alternativas de registro utilizadas por los organizadores tienen muchos problemas, entre ellos:
- Su configuración y gestión lleva mucho tiempo y es tediosa para los organizadores.
- Pocos datos. Proporcionan información mínima sobre las necesidades de las personas participantes y dificultan que quienes organizan sepan quién ha participado en qué actividades.
- Técnicamente difícil y confuso para las personas recién llegadas al registro.
- Dificultad para que las personas participantes modifiquen la información después de inscribirse.
- No impiden que se produzcan múltiples registros de la misma persona.
- No es multilingüe ni está pensado para comunidades lingüísticas diversas.
- No fomentan un sentimiento de comunidad e inclusión entre las personas participantes.
- En conflicto con los valores de Wikimedia (por ejemplo, muchas herramientas requieren la divulgación de información privada en una plataforma de terceros).
- No está integrada con ninguna página o plataforma wiki, lo que añade complejidad adicional para las personas recién llegadas.
- No se integra con los sistemas de seguimiento existentes, como el Panel de Programas y Eventos.
Quienes organizan, las personas afiliadas y otras partes interesadas del movimiento quieren disponer de mejores datos sobre los participantes y sus necesidades. El desarrollo de un sistema de registro es el primer paso para hacerlo posible.
El registro es la piedra angular del trabajo futuro. Una vez que mejoremos el registro, podremos empezar a integrar otras funciones en el flujo de trabajo de las campañas, como mejores herramientas de seguimiento o de comunicación.
El proyecto es manejable y está dentro del alcance del equipo.

Casi todas las personas organizadoras con quienes hemos hablado han diseñado su propia solución de inscripción. Algunas de estas soluciones las han aprendido de otras personas organizadoras y otras proceden de experiencias organizativas anteriores. Otras se diseñan en función de requisitos técnicos específicos. Nuestro objetivo no es diseñar el primer sistema de inscripción, sino ofrecer una solución mejorada que ayude a crear un flujo de trabajo coherente para los organizadores en diferentes contextos.

Cómo funciona actualmente el registro de campañas

Hemos identificado varias soluciones de registro que se utilizan actualmente, entre ellas:

Soluciones en la wiki

Añadir manualmente el nombre de usuario

Algunos procesos de registro requieren que las personas participantes añadan manualmente su nombre de usuario o su firma en la wiki. Por ejemplo, véase Wiki por los Derechos Humanos 2021 en Marruecos o Mujeres de Rojo eventos en los ejemplos de capturas de pantalla a continuación. La ventaja de este enfoque es que se integra en los flujos de trabajo wiki existentes, y la información sobre los inscritos está disponible públicamente (ejemplo). La desventaja es que proporciona una información mínima a los organizadores sobre las necesidades de los participantes, y no es intuitivo para los recién llegados.

Híbridos técnicos

Algunas personas que organizan eventos han creado elaboradas soluciones técnicas para la inscripción. Por ejemplo, CEE Spring tiene un bot multi-wiki que agrega datos de varios eventos locales. Al Maarifa Project requiere que cada usuario/a genere una subpágina que luego es consultada por un script. Estas soluciones pueden ser útiles para campañas concretas, pero son difíciles de adaptar o reutilizar en otras comunidades. También dependen del mantenimiento por parte de personas voluntarias técnicas «experimentados», que con el tiempo pueden dejar de mantener las herramientas, lo que dificulta el apoyo técnico a largo plazo.

Off-wiki, proprietary solutions

Formularios de inscripción de terceras partes

Algunas personas organizadoras utilizan formularios de terceros, como Google Forms, para inscribir a las personas participantes. La ventaja es que los formularios son fáciles de configurar y de completar para los participantes. La desventaja es que están alejados de los flujos de trabajo de Wikimedia, y tienen políticas de privacidad y de código abierto variables. Las personas participantes tampoco pueden ver la información de las personas inscritas, por lo que no saben muy bien cómo conectar con más miembros de la comunidad. Además, estas plataformas no son universalmente compatibles con las lenguas y los contextos culturales. En comunidades lingüísticas más pequeñas o en contextos de riesgo, a menudo resulta difícil utilizar estas herramientas de forma inclusiva y segura.

Por ejemplo, un evento del mes de la Historia Negra para Celebrar a las mujeres líderes de la diáspora africana, organizado por Wikimedia Nigeria, African Women on Board, y AfroCROWD, utilizó un formulario de Google para la inscripción. Véase el ejemplo de la captura de pantalla a continuación.

Plataformas de registro de terceros

Algunas campañas utilizan plataformas de terceros, como Eventbrite o Meetup, para la inscripción. La ventaja es que estas plataformas ofrecen experiencias con muchas funcionalidades y muy personalizables. Las desventajas son las mismas que las de los formularios de inscripción de terceros.

Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, el Vaccine Safety Edit-a-thon, organizado por Wikimedia District of Columbia y Wikimedia Mexico, proporciona un enlace a register on Eventbrite.

Herramientas creadas para el seguimiento de campañas

Panel de programas y eventos (PE Dashboard)

El Dashboard de Programas y Eventos, desarrollado por Wiki Education Foundation, es una herramienta de seguimiento. Algunas personas organizadoras utilizan una herramienta de terceros, a la que sigue el registro en el tablero. Por ejemplo, puedes ver estos pasos en el Africa Wiki Challenge (ver captura de pantalla más abajo). En otros casos, utilizan el Tablero como única herramienta de inscripción.

La ventaja del Dashboard es que es una herramienta de métricas, por lo que ya está integrada con el seguimiento. La principal desventaja es que no es una herramienta de inscripción propiamente dicha. Proporciona una información mínima sobre quienes participan a las personas que organizan, y ofrecen un apoyo limitado a las personas participantes. Además, el panel de control no se utiliza como herramienta de métricas para todas las campañas, ya que muchas de ellas prefieren sistemas de seguimiento diferentes.

Fountain

Fountain (documentación), desarrollada por Le Loy, es una herramienta de seguimiento utilizada por algunas campañas, como Mes de Asia en Wikipedia. Las ventajas y desventajas son las mismas que las encontradas al utilizar el Panel de Programas y Eventos. Además, la herramienta, similar al registro on-wiki, es un reto para las personas novatas y es mejor utilizarla con personas más experimentadas.

Sin registro formal

Algunas campañas no incluyen un proceso de registro formal, sino que realizan un seguimiento de quienes participan a través de alguna acción coherente en un flujo de trabajo on-wiki.

Registro mediante proceso de carga

Esto es especialmente común en los concursos de fotografía, como Wiki Loves Monuments o Wiki Loves Folklore, en los que el registro está esencialmente integrado en el proceso de seguimiento. Cuando alguien sube una fotografía y la etiqueta para el seguimiento de la campaña, queda registrado. Este formato funciona para algunas campañas, pero no es útil para todos los tipos de campaña, especialmente para aquellas dirigidas a quiénes acaban de llegar a la wiki. Tampoco recoge información adicional sobre los participantes, lo que puede dificultar especialmente la comunicación y el seguimiento.

Registro vía Hashtag

Para #1lib1ref y Wikipedia Pages Wanting Photos (#WPWP) y varias actividades del programa, la herramienta Hashtags Tool actúa como herramienta de registro por defecto. Al igual que con el proceso de carga, tiene la ventaja de que captura los datos de contribución. Sin embargo, como los hashtags no están profundamente integrados en la interfaz de edición, es difícil que las personas novatas entiendan la acción, e incluso quienes son más experimentados pueden olvidarse de añadir el hashtag porque no forma parte de su flujo de trabajo habitual. Además, es difícil para quienes organizan hacer un seguimiento de las contribuciones en tiempo real, y no se ofrece información directa sobre quienes participan y sus necesidades.

Preguntas abiertas

Gracias por leer nuestro análisis. Ahora queremos conocer tu opinión. Te pedimos que respondas a las siguientes preguntas (o que compartas cualquier otro comentario) en la página de discusión del proyecto:

¿Qué opinas de nuestro plan para crear un sistema de registro de campañas? ¿Crees que te resultaría útil como organizador/a y/o participante en una campaña?
¿Qué opinas sobre nuestro análisis de los actuales procesos de registro? ¿Olvidamos algo importante para ti?
Si organizas campañas, ¿qué sistema de inscripción utilizas? ¿Qué funciona bien y qué no funciona bien con ese sistema? Si pudieras cambiar algo, ¿qué sería?
Si creamos un sistema de registro, ¿cómo te gustaría que funcionara? Proporciona todos los detalles que desees o, si dispones de ellos, ejemplos de otras herramientas de registro que hayas utilizado anteriormente.
Somos un equipo nuevo (echa un vistazo a la nueva página de aterrizaje). ¿Cuáles son tus peticiones, preguntas o preocupaciones para nuestro equipo?
¿Algo más que quieras añadir?

Tus comentarios son muy importantes para nuestro equipo y repercutirán directamente en las decisiones que tomemos. Gracias, ¡estamos deseando leer tus comentarios!

Actualizaciones

7 de junio de 2024ː Activación en Wikipedia en Igbo

La extensión CampaignEvents se ha habilitado en Wikipedia en Igbo, y pronto la lanzaremos en más wikis. Nuestro próximo lanzamiento será para la Wikipedia en suajili.

23 de mayo de 2024: Mejoras en las funcionalidades

En los últimos meses, se han activado algunas mejoras en Registro de Eventos, como:

Lista de Evento

Ahora hay una lista global de todos los eventos que utilizan Registro de Eventos, que se puede encontrar en Special:AllEvents. Planeamos mejorar la Lista de Eventos añadiendo más filtros de búsqueda, como la wiki del evento y el tema del mismo. Para saber más sobre la Lista de Eventos y el trabajo futuro que podemos hacer en torno a esta funcionalidad, puedes consultar T355666 y T362881.

Ayuda con la ID de la subvención (Grant)

Ahora, las personas organizadoras verán un campo ID de subvención cuando configuren o editen el registro de eventos. El ID de subvención (grant) se encuentra en el Grantee Portal (Fluxx), y se asigna a los programas o eventos que reciben subvenciones de la Wikimedia Foundation. Ahora, con esta actualización, se puede asociar la ID de subvención de quien organiza el evento con los datos de registro del mismo, de modo que sea más fácil analizar su impacto. Para obtener más información, puedes consultar T321814.

Preguntas opcionales para participantes

Quienes organizan los eventos ahora pueden elegir qué preguntas de hacer a las personas participantes cuando configuran el registro. Pueden elegir activar algunas, todas o ninguna de las preguntas. Para obtener más información, puedes consultar T322209.

Soporte para páginas traducidas

Para los eventos que utilizan la extensión Traducir, ahora pueden ver el mismo encabezado de Inscripción al evento, independientemente de la versión traducida de la página que se esté viendo. Mientras tanto, las personas organizadoras pueden seguir creando subpáginas separadas con diferentes cabeceras de inscripción al evento. Para obtener más información, puedes consultar T357716.

5 de febrero de 2024: Actualización de la gestión del derecho de organizador

El permiso de organizador/a ha sido renombrado a «Organizador/a de eventos», y hemos actualizado cómo se solicita. A partir de ahora, todas las solicitudes de cuentas voluntarias del permiso en Meta-Wiki serán gestionadas por los administradores de Meta-Wiki. Mientras tanto, las solicitudes del personal de la WMF serán gestionadas por el equipo de Trust and Safety de la WMF. Este nuevo proceso formó parte de T356070, con la discusión con los admins en Meta:Solicitudes de ayuda de un sysop o burócrata#Transición de la gestión de derechos de organizadores de eventos a los Meta-Admins. Puedes leer la documentación sobre el proceso actual y su gestión puede encontrarse en Meta:Organizadores de eventos.

15 de noviembre de 2023: Activación de las Preguntas a Participantes

La funcionalidad de preguntas a participantes se ha incorporado al registro de eventos. Quienes organizan el evento pueden incluir preguntas en el proceso de inscripción para quienes participan si aceptan las condiciones. Las preguntas son opcionales, y los datos de respuesta se muestran a quien organiza el evento. Parte de la información es información de identificación personal (IIP), por lo que sólo se muestra de forma agregada. Los datos de identificación personal son la identidad de género, la edad y la profesión del participante. Otros datos no son IIP, por lo que pueden verse las respuestas individuales. La información no PII es la afiliación del participante (si la tiene) y su nivel de confianza en contribuir a los proyectos Wikimedia.

7 y 10 de octubre de 2023: office hours & próximas funcionalidades

Nos gustaría invitar a todo el mundo a nuestras próximas horas de oficina de la comunidad el 7 de octubre y el 10 de octubre, donde haremos una demostración de la última versión de la herramienta de registro de eventos. Hablaremos de las nuevas funcionalidades ya lanzadas (compatibilidad con múltiples organizadores e integración con P&E Dashboard) y de las próximas funcionalidades (el organizador puede enviar correos electrónicos a los participantes y preguntas opcionales de los participantes).

21 de julio de 2023: Herramienta de registro ahora integrada en el Panel de Programas & Eventos

La herramienta de registro de eventos ahora admite la integración con el Panel de programas y eventos. Esto significa que quien organiza un evento puede especificar el enlace al mismo del Panel de Programas y Eventos cuando configura el registro. A continuación, los nombres de usuario/a de las personas participantes registran públicamente se envían automáticamente al evento especificado en el Panel de programas y eventos.

27 de abril de 2023: La herramienta de registro ahora permite añadir más de una persona organizadora

La herramienta de registro de eventos ahora incluye soporte para más de una persona organizadora.

5 de diciembre de 2022: Office hours y solicitud de feedback

Ahora que hemos habilitado la extensión CampaignEvents en Meta-Wiki, nos gustaría invitar a todo el mundo a nuestras próximas horas de oficina y a compartir sus comentarios sobre la herramienta, ya sea en nuestra charla sobre el proyecto o en una [encuesta de 1 dólar] (que está disponible en árabe, inglés, francés y swahili).

During the office hours, we will demo the tool, answer any questions people may have, and share how people can test the tool on either test wikis (such as the beta cluster, testwiki, or test2wiki) or with real events on Meta-Wiki. The office hours dates and times are:

Session 1:

Date: December 5, 2022 @18:00 UTC
Zoom Link: https://wikimedia.zoom.us/j/87853269514
Language available: Arabic, English, French, Swahili

Session 2:

Date: December 10, 2022 @12:00 UTC
Zoom Link: https://wikimedia.zoom.us/j/87853269514
Language available: Arabic, English, French, Swahili

We hope you can join us!

Additionally, we want to hear your feedback. You can share your feedback on the project talk page, in our V1 feedback survey, or by reaching out to team members directly. The survey and the project talk pages have the same questions, which are available in four languages (Arabic, English, French, and Swahili). Thank you!

November 30, 2022: Meta-Wiki release

We have enabled the CampaignEvents extension on Meta-Wiki, which we will demo in the upcoming office hours.

November 3, 2022: Test wikis release & other updates

We have enabled the CampaignEvents extension on testwiki and test2wiki. This now means that you can test out the tool on these two wikis, in addition to the beta cluster.

Additionally, we have updated our release schedule. Our next release plan is to enable the CampaignEvents extension on Meta-wiki, roughly scheduled for the end of November. You can check out our release plan page for the latest details.

We have written a comprehensive guide on the event registration tool, which will be updated as we release new features for the tool. Additionally, we have posted a blog post on Diff related to our work and plans in Arabic, English, and French.

If you have any feedback on our latest updates, please share them on the talk page. Thank youǃ

October 3, 2022: V0 learnings and V1 launch

Hello, everyone! We have many updates to share with you, including:

A summary of learnings from our V0 test phase
An update on the launch of V1 work
Open questions that we have for volunteers and community members

Please read below to learn more, and we look forward to reading your feedback on the talk pageǃ

V0 learnings

In July 2022, we released V0 on the beta cluster. We collected feedback on V0 in a variety of formats, including: a Google Form, multilingual presentations at office hours and Wikimania, discussions on this project page, communication in off-wiki chat groups, and direct emails sent to us. People provided responses in Arabic, English, French, Portuguese, and Swahili. In total, we heard from over 30 Wikimedians.

We received a lot of positive feedback on V0. For example, when we asked people if they would use the tool, over 80% of the respondents to the question said yes. When we asked Wikimedia organizers if they think access to the tool would make them more likely to organize events in the future, 90% of the respondents said yes. Some common forms of positive feedback included: the tool was intuitive and easy to use, it would save time for organizers, and it would improve organizers’ abilities to collect information on participants. Since this is only an early test version (and we plan to release further enhancements in later versions), it was very exciting for the team to hear that even this version pleased many Wikimedians.

We also received information on how we can improve the event registration tool. Some people said that they already had registration solutions that they preferred or that they only wanted to use the tool after they had more time to test it. We also received many feature requests. Below, we have shared a list of the requests and a note for when we plan to implement the feature, if we do have any plans:

Integration with the Programs & Events Dashboard (planned for V1)
The ability for multiple organizers to be associated with an event (planned for V1)
Geocoding support (planned for V1)
Automatic confirmation emails after participants have registered (planned for V1)
Event reminder emails for participants (we will be creating the ability for organizers to email participants in V1; automated reminder emails are not yet in the roadmap, but we may consider them later)
The ability to set limits on the number of participants (planned for V2)
Support for creating event pages (planned for a future project focused on event creation)
An improved event calendar system (planned for a future project focused on an event calendar and/or event promotion support)

These suggestions were very helpful for us, and we plan to incorporate many of them as features in the V1 and V2 release. So, with that being said, you can read a more full breakdown of V0 feedback and a final summary of the V0 work.

V1 launch

We have now officially begun working on V1 of the event registration tool. The engineers are currently working on building out the core features and improvements of V1. We have not set a specific release date yet, but when we do, we’ll be sure to update the release page. However, we can let you know that some core feature improvements in V1 include:

Support for the organizer to specify an event timezone
Geocoding support
Automatic confirmation emails after participants have registered
The ability for the organizer to email participants (if they email addresses associated with their accounts)
Integration with the Programs & Events Dashboard
The ability for multiple organizers to be associated with an event
Private registration: the option for participants to register and only display their registered username to organizers of the event

To learn more details about our V1 vision, we invite you to check out the V1 summary subpage, which lays out our work in greater detail.

Open questions

We are currently working on V1 of the event registration tool. You can check out our summary of the project. Is there anything you would like to share with us about the plan, or anything you suggest we do differently?
In the future, who should be able to access our organizer tools? In other words, how should someone be able to become an organizer with certain privileges on the wikis? For example, should it be a user group? Should it be a right that people automatically receive after making a certain number of edits?
In the future, we plan to build a feature for organizers to collect information on participants. In that case, what information would you (as an organizer) want to collect on participants before they join an event (such as gender, location, topics of interest, etc)? Do you have any examples of registration forms you have created that ask some of these questions? If yes, please do share them with us!

Please share your feedback on the talk page; thank youǃ

July 21, 2022: Feedback form ready

Hello, everyone! We now have a feedback form (available in Arabic, English, and French) for people to submit feedback on V0 of the registration tool! We invite you all to fill out the form and/or share feedback on the project talk page. As a reminder, we will be hosting two community office hour sessions to provide training on how to use the tool. The first session will be today at 5 pm UTC, and the second will be on July 23 at 12 pm UTC.

We thank everyone who has provided feedback or support at any point in this project, and we truly look forward to learning from you all during the V0 test phase! Our goal is to continue improving the tool with two more release phases (V1 and V2), so we will be continuing to update this project page throughout the process. In the meantime, we sincerely hope you fill out the feedback form and attend our community office hours. We look forward to hearing from many of you!

July 18, 2022: V0 released on beta cluster

We are very pleased to announce that the registration tool is now available for testing on the beta cluster! You can read Help documentation on how to use the tool on Mediawiki.org.

As a next step, we will be providing training on how to use the tool. For this reason, we cordially invite volunteers to meet the team and participate in a training in one of our upcoming community office hours, which will be taking place on Thursday, July 21 at 5 pm UTC and/or Saturday, July 23 at 12 pm UTC. You can visit the office hours page on Meta-Wiki to sign up for one or both sessions and learn more details.

We are currently finalizing our volunteer feedback form on the registration tool. We will share the feedback form in the upcoming office hours, and we will share it on this project page very soon too. In the meantime, feel free to share your feedback on the talk page, if you would like to check out the tool before the office hours.

In the meantime, thank you to everyone who has collaborated on this project so far, and we hope to see many of you in our upcoming office hours!

July 8, 2022

The team is preparing for the release of V0 to the beta cluster, which will be happening soon. We will update this project page when the release is up on the beta cluster. After the release, we will host two community office hours to provide training and support to anyone who would like to try out the tool and share their feedback. For the most up-to-date information, please visit the Release and training schedule page for the project.

May 23, 2022

Hello, everyone! First, thank you to everyone who has participated in our talk page feedback, office hours, or chat group conversations. Your feedback and insights have been absolutely crucial to our project, and we deeply appreciate it. We also have some exciting updates (and new questions!), which we’ll share below:

Engineering update

The team engineers are continuing to work on building the event registration system. They have built the majority of the back-end infrastructure, and they are now focused on building the front-end (i.e., the user interface). We predict that an early testable version of the registration solution will be available on the beta cluster in July 2022. To learn more about the engineering work, you can check out the definition of our schema on Gerrit.

Prototype updates

We have an updated prototype, which was created by our team designer, for you to check out (see links below). This prototype is for V0 (the first version of the tool that we will be releasing). Please note that these are only prototypes; they are not working software on live wikis. These prototypes give a general sense of how the finished product may look, feel, and function once we do release the registration solution, although there will probably be some changes.

V0: Create Event Registration Prototype: This is the organizer side of the experience, where the organizer enables registration for an existing event page. Registration can be enabled on any event page, as long as it is in the event namespace. You can also watch a video walk-through of the process to create an event page in the event namespace and to enable registration for an event page on Commons.
V0: Register for Event Registration Prototype: This is the participant side of the experience, where the participant registers for the event. Note that only the username and timestamp of when the participant registered is collected for V0. You can also watch a video walk-through of the participant registration experience on Commons.

Nuestro plan de activación

Nuestro plan de activación: Ya tenemos un plan de lanzamiento básico. Tenemos previsto lanzar la solución de registro en tres partes, que explicaremos a continuación:

V0: This is the version of the tool, which we are focused on building now. It will be released to the beta cluster, probably in July 2022. We’re calling it V0 because it is a test phase that will not be released to any live wikis (just a test wiki). The purpose of this release will be to collect user feedback in preparation for the V1 release. In this version, organizers will be able to add registration to event pages and see a list of registered participants. This will be a desktop version only. You can view the prototype example in the links provided above (see “Prototype updates”):
V1: This version will be an improvement of V0, with the inclusion of more features, such as: the ability for organizers to contact participants, integration with the Programs & Events Dashboard, and geolocation support. We will also incorporate feedback we receive from users in the V0 testing phase. This version will be compatible with both desktop and mobile web versions of the wikis, and we plan to release it to at least 1 live wiki (probably Meta-Wiki). This version is a big upgrade with a lot to discuss, so we’ll dedicate a separate status update to collect feedback on the V1 requirements and prototypes. You can expect this status update on V1 to be posted soon.
V2: This version will be an improvement of V1, based on user feedback and the addition of more features. We haven’t fully fleshed out the requirements, and we don’t have a prototype yet. You can expect more updates on this final version in a future update.

Necesitamos tu feedback

We want your feedback on event page behavior: In the open questions section, we have shared some questions on how events and event pages should be handled. We would love your feedback (see below):

For event registration, what is the recommended behavior for blocked users? Should blocked users be able to join campaign events? Why or why not? And does it matter, depending on the type of block (such as hard block, soft block, etc)?
For event pages in the event namespace, should we allow the pages to be moved?
1. If yes: What happens if an event page gets moved to another namespace and it has registered participants?
2. If yes: What should be the behavior/warnings to the user if they want to move the page?
3. If yes: What should happen if an event page is moved to a namespace where event pages are not allowed?
For event pages in the event namespace, should we allow the pages to be deleted?
1. If yes: Who should be able to delete event pages?
2. If yes: What should happen if an event page gets deleted and it has registered participants?
3. If yes: If people have registered, what should happen to the data if the page is deleted?
Is there anything else you would like to add (about the V0 prototypes, release plan, or anything else)?

Thank you in advance for your feedback, and we look forward to reading your responses!

4 de marzo de 2022

Hello, everyone! We have had an eventful past few months, and we are happy to now share some updates. Also, we apologize for the delay in posting an update. Our work slowed down from October to December, both due to the holiday season and new people joining our team. Then, in the new year, we needed time to solidify and finalize our technical plan. However, our work is now picking up pace and the building phase of the project has officially begun. Also, we thank everyone who has shared feedback so far! Now, we invite you to read our new updates and share your feedback on the project talk page. All feedback is helpful, and we hope to continue learning from all of you. Thank you!

Proposal to create new namespaces

The Campaigns team is proposing that we create two new namespaces in MediaWiki, which will be called “Event” and “Event Talk.” You can see the proposal in T302040 on Phabricator. The purpose of this namespace would be a designated place in the wikis for all events, such as campaigns, conferences, meetups, office hours, or other events. We want a way to easily determine what is an ‘event’ page, so that we can:

Add registration to event pages (and avoid adding registration to inappropriate page types, such as article pages)
Display all events in an event calendar in the future
Begin getting more accurate data on event activity as a movement (such as how many events & which types of events are going on)
Make it easier for everyone to know what is an event page, since right now event pages often look very similar to article pages
Highlight the fact that organizing or participating in events is a critical form of movement activity, and that someone can be an impactful Wikimedian in more ways than just contributing to the wikis

Engineering updates

Between October and January, three engineers and an engineering manager joined our team. Since that time, we have been able to conduct technical planning and to officially launch the building phase of the project. The engineers will be focused on building the core infrastructure of the campaign events platform and the registration tool. Once they have built something that is testable, we will share it with all of you. In the meantime, you can track our work in the Registration project board and project profile on Phabricator.

Design updates

The design team has developed a new version of the desktop wireframes, based on the feedback we received in usability tests, the project talk page, and other channels. Now, the design team is conducting a second round of usability tests on the new version of the desktop wireframes. Once we have finalized the desktop wireframes, we will share them in a status update. Additionally, the design team is developing the first version of the mobile wireframes, which we plan to share in a future status update as well.

Ambassador updates

Three product ambassadors have joined our team: Antoni Mtavangu (Swahili community ambassador), Georges Fodouop (French community ambassador), and M. Bachounda (Arabic community ambassador). The product ambassadors will be working with the team to conduct outreach and collect feedback from Wikimedia communities, and they will share ideas on the vision and strategy of the project. They will also help us understand the needs of organizers beyond our first project, so we can continue to plan for future work.

Open questions

Do you think it would be useful to you (or other Wikimedians) to create two new namespaces for Event and Event talk? Why or why not?
What questions or concerns do you have about creating these new namespaces?
Is there anything else you would like to share about the status update or project in general?

Please share your feedback on the project talk page!

October 8, 2021

Hello, everyone! We are very excited to share an update on the Campaign Product team’s event registration project. First, we will share our project principles. Second, we will share wireframes for the desktop version (the mobile version will be in the next update). Third, we will provide questions for all of you. Thank you, everyone, and we look forward to reading your feedback on the project talk page!

Project principles

As the project has developed, we have identified several principles that are core to our work:

In the long-term, we want to build a platform, rather than one tool: Some people asked why we’re not using an existing open source solution for event registration. We’ll certainly examine the options, and nothing is ruled out yet. However, we’ll probably want to build our own solution. Here’s why: We want to build a Campaign Events platform over time—not just a registration solution. In order to build this platform, we’ll need to develop the core infrastructure, and the registration project is the first step in making this happen. To learn more, you can visit the plans & vision section of our team page.
We want to build for multilingual, diverse communities: Organizers have explained that the existing registration solutions lack sufficient support for global, multilingual communities. We completely agree. For this reason, we won’t consider this project complete until we build a solution that is usable for all language wikis and Wikimedia projects.
We plan to build in an iterative way: The first version of the registration solution will be very basic. We call it the MVP (or “Minimum Viable Product”), since it will just have the bare essentials to function. We work in this way so that we can collect feedback early on, and we can identify problems before we spend too long on a feature. Once we have released the MVP version, we can develop more advanced versions of the registration feature.
The MVP will just have the necessities: For the MVP, our goal is to build a simple registration configuration and management tool. The wireframes we have shared below are for the MVP version.
We will add enhancements later on: After we have built the MVP version, we can include the ability for organizers to add optional questions to the registration form, such as asking for the participant’s gender, location, wiki editing experience level, or why they joined the event. We can also add the ability for organizers to write custom questions.

Wireframes: Desktop version

In the wireframes below, we will share how the MVP version may look for desktop users. Wireframes are a step in product development, where we imagine the potential visual design and workflows of a tool. Wireframes are theoretical; the look may change when the engineers begin to develop the tool. Note that we’ll share wireframes for the mobile version in the next status update.

Creating registration for event

Access Organizer Center: We want to create an “Organizer Center,” where organizers can find tools and resources available to them. For this project, we may create a very basic Organizer Center, which will expand over time. The first tool to be featured in the Organizer Center will be the Event Registration tool. To access the Organizer Center, users can go to Contributions > Campaign Events.

Note that, in the future, the Organizer Center will probably be a part of a larger Campaign Events platform. To learn more, you can visit our plans & vision section of our team page.

Selecting tool to create registration: Once the user is in the Organizer Center, they can choose to create a registration system for their campaign event. To do this, they click “Create registration for your campaigns events.”

Creating registration for campaign event: After the user has chosen to create a registration form, a new interface will appear. The organizer will input the following information: the event URL, event name, date, time, timezone, if it’s online or in-person, which tracking tool will be used, URL of tracking tool instance, usernames of organizers, and a link to the event's chat group. The tracking tool and chat group information will be optional. The user clicks on “Create Registration” when they are finished adding information.

Once the registration creation is complete, a registration interface will automatically appear on the campaign event page. Please refer to the next section ("Registering participants") for more details.

It is important to note that, with this system, organizers will need to create a few things in advance: the campaign event page, the tracking instance (for example, on Programs & Events Dashboard), and the chat group in advance.

For the first version of the registration system, we will only be asking participants for their usernames. This is because it is much easier to implement. However, after the first version is released, we will look into allowing organizers to create more sophisticated registration forms that can ask participants optional questions about themselves and why they are joining the campaign event.

Registering participants

Registration automatically added to the event page: Once the organizer has created event registration, the registration experience will be automatically added to the event page URL specified by the organizer. The registration experience is a bottom sheet that overlays the event page. We chose the bottom sheet design so that it could work for many different types of event pages. In the bottom sheet, there is a button to “Register as userName.” So, if someone’s username was Lola, it would say, “Register as Lola.” The user can click the button to register.

More information: If the user clicks “More Information,” they can see more information on the event, such as the date, location, organizers, and list of participants. They can then click “Register as userName” in this view too. After the user registers, they should see the confirmation message.

Login and account creation support: If the user is not logged in, they will automatically see a pop-up appear when they click “Register as userName.” They can choose to login, if they already have an account, or they can sign up, if they do not already have an account. Once they login or create an account, they will become automatically registered in the campaign event.

Successful registration: After the participant has successfully registered, a pop-up will appear to confirm their registration. The pop-up will automatically disappear after a short time. If they have an email address associated with their account, we would also like an email to be automatically sent, which provides information on the event, such as the chat group that they can join. If participants would like to leave the event, they can click “Edit registration” (via the bottom sheet or side bar), which will then ask them to confirm if they want to leave the event.

In the future, participants may be able to add optional information about themselves when they register (such as wiki editing level, why they are joining the campaign event, etc). If this support is added, participants will also be able to edit this information as well.

Managing registration

View all registration forms: Once the organizer has created the registration form, they will be able to see all registration forms for their events. They can click on one of the forms to get more registration details, including the participant list. They can also easily delete, edit, or close registration forms via this view.

Viewing, deleting, and messaging participants: Once a registration form has been created, any specified as an organizer can view registrant information, including: participant username, and the date and time of registration. They will be able to select some or all of the participants from the list, and they will be able to message them or delete them from the list.

Organizers will be able to send a message to the participants, either on their talk page or to their email address. Depending on the technical difficulty of the work, we may choose to release an MVP version that only sends a message to the talk page, or the MVP version may allow both options. Either way, our plan is to eventually allow both messaging options.

Open questions

What do you think of our proposed system for creating and managing event registration, as a campaign organizer? What benefits does it offer compared to your current system? What disadvantages does it have compared to your current system?
What do you think of our proposed experience for registering participants on the event page? What benefits does it offer compared to your current system? What disadvantages does it have compared to your current system?
We first plan to build a lean version (also known as the “MVP,” or minimum viable product version) of the registration tool.
What are the essential features this first version needs to have so that you can use it?"
When you are running a campaign, what information do you typically send to participants, and where do you usually send it (e.g., talk page, email, social media, etc)?
Do you prefer that we build the desktop version first or the mobile version of the registration system first?
Is there anything else you would like to add?

Please share your feedback on the talk page; thank you in advance!